Как хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

Сколько хранить квитанции об оплате коммунальных услуг? 2021 год

Как хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

У многих потребителей возникает вопрос, сколько хранить квитанции об оплате коммунальных услуг и когда можно будет наконец-то избавиться от целой горы бумаг.

Для того чтобы в случае возникновения каких-то недоразумений по поводу того, что физическое лицо не оплатило газ, воду или другую услугу, оно могло доказать обратное, ему понадобится предоставить в управляющую службу соответствующую квитанцию.

Рекомендуемый срок хранения подобных документов — 5-6 лет и более.

В данной статье будет рассказано о том, на протяжении какого срока коммунальные службы могут предъявить потребителю, что он числится в должниках, а денежные средства по платежке не поступали.

Как известно, за предоставленные в имущественные объекты жилищные и коммунальные услуги (например, водоснабжение, газ, электроэнергию и другие) потребители обязаны ежемесячно платить определенную цену. Документом, подтверждающим факт внесения материальных средств, является квитанция.

Если та или иная услуга вовремя не оплачена потребителем, то он по умолчанию становится должником. Однако может быть и так, что физическое лицо перечислило денежные средства, но по каким-то техническим причинам они не были доставлены.

Это может быть по вине сотрудников управляющей службы либо в связи с техническими перебоями, возникшими в банковской организации.

Внимание! Если пользователь своевременно погасил сумму за коммунальные услуги, выставленную ему в качестве счета в едином платежном документе, и потерял квитанцию, а через время ему предъявили, что услуга не была оплачена, то доказать обратное он не сможет.

Документы, оформленные по форме квитанций, предназначены для проведений финансовых платежей и служат доказательством того, что они прошли успешно.

Однако очень важно, чтобы форма платежки была именно той, которая утверждена законодательством.

Министерство строительства и коммунального хозяйства России в 2014 году опубликовало приказ под номером 924, в котором описано, каким требованиям должна соответствовать квитанция.

Помимо правил, касающихся содержания документа, предназначенного для проведения платежей за коммунальные услуги, в приказе отображено то, как должна выглядеть квитанция на оплату ремонтных работ.

Кроме того, для собственников имущественных объектов приведена инструкция по заполнению квитанций.

Если все требования приказа № 924 будут соблюдены, то квитанция будет признана документом, имеющим юридическую силу и вес.

Форма единых платежных документов периодически изменяется. В 2019 году для того, чтобы определить, соответствует ли квитанция основным критериям, предъявленным приказом № 924, достаточно, чтобы в ней присутствовали следующие атрибуты:

  1. Виды коммунальных ресурсов. Для того чтобы однозначно идентифицировать, сколько пользователь обязан в текущем месяце внести денежных средств за конкретную коммунальную услугу, а не за все в целом, в квитанции прописывается наименование каждого ресурса. Данные значения вносятся в первый столбец платежки, а во всех остальных колонках прописываются их характеристики.
  2. Нормы потребления. Также в платежке указываются нормы потребления каждого коммунального ресурса, утвержденные Жилищным кодексом и постановлением Правительства. В соседнем столбце прописываются количественные показатели. Иначе говоря, цифры, означающие, сколько пользователем было потреблено той или иной услуги. Умножив норму потребления на ее количество, физическое лицо сможет самостоятельно проверить, правильная ли сумма ему начислена к выплате.
  3. Реквизиты. Как и в любом другом документе, в квитанции для погашения месячной платы за пользование коммунальными услугами должны обязательно присутствовать сведения общего характера. Прежде всего, это фамилия, имя и отчество того физического лица, которое является владельцем имущественного объекта, а также адрес нахождения квартиры/дома. Помимо того, обязательно должны быть правильно проставлены банковские реквизиты управляющей конторы, на счет которой необходимо перечислить материальные средства. В число данных реквизитов входит идентификационный код банка (БИК) и самого юридического лица (ИНН), транзитный счет, а также некоторые другие.

Следует отметить, что если квитанции, которые получил потребитель в результате проведения оплаты коммунальных услуг, не соответствуют вышеперечисленным требованиям, а также остальным правилам, утвержденным законодательством, то хранить их не имеет смысла, поскольку они не являются правомерными.

В законе четко не прописано, сколько хранить у себя дома квитанции обязаны потребители. Однако в действующем законодательстве есть такой термин, как срок исковой давности.

Данное понятие обозначает период, в течение которого физическое лицо в случае нарушения его личных прав может обратиться с целью их защиты в судебную инстанцию. Длительность данного срока составляет три года.

Этот факт подтвержден 196 статьей Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Однако все же пользователям жилищными услугами рекомендуется хранить платежные документы на протяжении пяти лет или даже дольше.

Это объясняется тем, что даже если период исковой давности подошел к концу, а потребителю управляющая организация предъявила претензии по поводу накопившейся задолженности, которой на самом деле нет, то он все равно имеет право подать заявление в судебные органы с требованием защиты его прав. Судебная инстанция, в свою очередь, обязана рассмотреть иск.

В статье под номером 199, находящейся в Гражданском процессуальном кодексе, сказано, что судебный орган в любом случае должен ознакомиться с документом, связанным с защитой прав заявителя, а то, истек ли срок давности, никакой роли не играет.

:  Исполнитель коммунальных услуг – кто это? 2021 год

Данный факт основан на том, что срок исковой давности в некоторых случаях мог прерываться либо вовсе останавливаться, и поэтому подлежит продлению.

Однако если судьей было установлено, что данный период истек, то он имеет все основания вынести отказ, имеющий отношение к обеспечению прав защиты заявителя.

В связи с этим не нужно выбрасывать платежную документацию, свидетельствующую о внесении платы за коммунальные услуги, пока не пройдет срок исковой давности. Иначе говоря, квитанции хранятся минимум три календарных года.

Некоторые физические лица не знают, с какого момента отсчитывается срок исковой давности. Например, если в едином платежном документе в графе период стоит январь 2019 года, то срок его хранения подойдет к концу первого февраля 2021 года. Однако это вовсе не значит, что квитанцию сразу нужно выбрасывать.

Если у плательщика есть возможность ее оставить еще на некоторый промежуток времени, то чем дольше будет этот период, тем лучше.

Хоть срок давности платежки уже и не будет действовать в случае мелких внутренних разбирательств с жилищными органами, не подразумевающих проведение судебных заседаний, физическое лицо все равно сможет отстоять свои права.

Некоторые потребители оплачивают коммунальные услуги с помощью электронных квитанций.

В таких ситуациях также настоятельно рекомендуется либо распечатывать сами платежки и хранить их не менее трех лет, либо переносить на бумажный носитель чеки, свидетельствующие о перечислении денежных средств на счет управляющей конторы.

Кроме того, можно скачивать документы в отдельную папку на личный компьютер, а в случае возникновения каких-либо недоразумений распечатывать нужную платежку и предъявлять в качестве письменного доказательства.

По закону потребители не обязаны хранить квитанции об оплате коммунальных услуг, но такие документы доказательством своевременного перечисления средств при возникновении проблемных вопросов с управляющей компанией. Чтобы разобраться в данном вопросе, нужно изучить рекомендуемые сроки хранения и другие нюансы.

Ни в одном законодательном акте не указано, сколько граждане должны сохранять квитанции об оплате коммунальных услуг. Некоторые предпочитают их выбрасывать сразу же после оплаты, и это не влечет никаких проблем.

Но бывает и так, что УК или ресурсопредоставляющие организации предъявляют потребителям претензии о несвоевременной оплате, когда деньги фактически были перечислены, но подтвердить это невозможно.

Источник: https://avtoyurait.ru/platezhi/skolko-hranit-kvitancii-ob-oplate-kommunalnyh-uslug-2009-god.html

Как удобно хранить квитанции об оплате коммунальных услуг – ЖКХ

Как хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

Целью организации финансовых документов, в частности, счетов, чеков и квитанций является своевременная оплата по ним, контроль за произведенными платежами, а также учет расходов с целью планирования семейного бюджета. Кроме того, при необходимости, Вы должны иметь возможность найти платежные документы достаточно быстро, чтобы просмотреть, изучить или сослаться на них, а также сохранить на определенное время, прежде чем выбросить.

Организация платежных документов (счетов и квитанций)

Почему-то я сомневаюсь, что оплата счетов находится в Вашем списке любимых вещей :), но их оплата  — факт нашей жизни, которого никак не избежать. Кроме того, в случае несвоевременной оплаты счетов нам грозят совершенно реальные финансовые санкции за нарушение сроков.

Помимо этого, нам приходится хранить документы, подтверждающие факт оплаты, чтобы при необходимости доказать, что счет был оплачен и оплачен своевременно.

Поэтому целью организации платежных документов является создание системы в доме и в нашей жизни, чтобы сделать выполнение этого задачи максимально эффективной.

Эта система должна помочь Вам избежать штрафов за не оплату или несвоевременную оплату счетов, а также перестать волноваться о том, что что-то было не сделано, какие-то счета потеряны или не были оплачены. Поверьте, лучше волноваться и заботиться о более приятных вещах в нашей жизни.

 Шаг № 1: Соберите все неоплаченные счета в одно место в Вашем доме

Причиной, по которой необходимо собрать все счета и квитанции в одном месте, является контроль за их оплатой.

И чтобы не потратить это время зря, все Ваши финансовые документы должны быть вместе, только тогда Вы не будете тратить кучу времени на то, чтобы вместо планирования и осуществления платежей, заниматься поиском квитанций и чеков. Как только Вы получили счет или квитанцию, сложите их в одно заранее определенное Вами место:

Так Вы всегда будете знать, где находятся Ваши счета и квитанции, которые необходимо оплатить.

Шаг № 2: Создайте свое расписание оплаты счетов

Следующим шагом в решении проблемы организации платежных документов является составление расписания оплаты.

Зачем вообще это расписание необходимо? 

Есть несколько причин создать его. Независимо от того, в какие дни Вы получаете заработную плату или иные доходы,  счета приходят нам в разные дни на протяжении всего месяца.

У них разные сроки оплаты, и кроме того, с каким-либо другим расписанием и Вашими планами эти сроки вряд ли совпадают. Поэтому, если Вы будете разбирать и оплачивать счета еженедельно, Вы будете уверены, что не пропустите срок оплаты.

Определите хотя бы один день в неделю, в который Вы будете заниматься счетами. Вам нужно будет разобрать поступившие счета за неделю, произвести оплаты по тем, срок оплаты по которым уже наступил, и убрать их для дальнейшего хранения.

Кроме того, если произошло изменение стоимости каких-либо ежемесячных услуг (к примеру, коммунальных платежей), занесите сразу эту информацию в свой бюджет на следующий месяц.

Почему планировать и осуществлять оплату счетов желательно на еженедельной основе и почему еженедельное расписание лучше всего. 

Если Вы будете заниматься счетами реже, Вы рискуете пропустить срок оплаты каких-то счетов, что может повлечь за собой проблемы и штрафы. Гораздо проще заниматься счетами один раз в неделю, создав привычку делать это регулярно и попытаться сохранить эту привычку на долгие годы. Попробуйте определить какой-то конкретный день в неделю, когда Вы будете оплачивать и разбирать счета.

Во время этого еженедельного занятия Вы можете также постараться решить и другие финансовые задачи.

Например, разбирать сохранившиеся чеки за неделю и заносить все расходы в ежемесячный лист контроля расходов или поработать над семейным бюджетом, чтобы сбалансировать доходы и расходы.

Просмотрите выписки по банковским картам, составьте план меню на следующую неделю, занесите данные в семейный календарь.  Пусть один день в неделю будет посвящен у Вас такой бумажной работе, которую необходимо делать на еженедельной основе.

Чтобы Ваша бумажная работа не отнимала у Вас много времени, помогите себе. Есть платежи, даты осуществления которых известны заранее или Вы должны оплачивать такие счета с заранее определенной четко установленной (законом или договором) периодичностью.

Такой регулярностью отличаются налоги, платежи за коммунальные услуги, телевидение, телефон, интернет, электричество и тому подобные услуги.

Кроме того, Вы должно быть помните, когда у Вас заканчивается срок действия страховых полисов или в какой день и какого месяца Вы должны оплатить платежи по кредиту или заплатить налоги.

Если Вы владелец машины, то у Вас будут ежегодные расходы на ОСАГО и/или КАСКО, а также расходы на ежегодное прохождение технического осмотра и диагностики. Взгляните на свой бюджет и выделите такие регулярные платежи.

Занесите все эти ежемесячно или ежегодно повторяющиеся платежи для контроля за их осуществлением в Лист отслеживания оплаты счетов:

Скачать лист отслеживания оплаты счетов редактируемый в pdf Как мы уже обсуждали ранее, основной целью еженедельной финансовой бумажной работы является своевременная оплата счетов.

Поэтому Вы сами определяете, как Вам удобнее всего напоминать себе о необходимости их оплаты. Вы можете даже сделать эту задачу частью Вашего семейного календаря, отметив ежемесячные платежи прямо на календаре.

Выделите также 1 день раз в неделю, в который Вы будете заниматься планированием. Как Вам будет удобнее.

Скачать годовой календарь отслеживания платежей в pdf После того, как Вы определили все регулярные платежи, которые осуществляете, запишите в Лист отслеживания оплаты счетов или отметьте в календаре крайние сроки их оплаты.

Озаботьтесь заранее получением квитанций для оплаты, ведь, к сожалению, и они не всегда приходят вовремя. Если срок платежа наступает на следующей неделе, не откладывайте, оплатите этот счет на этой неделе в день, который Вы определили для оплаты счетов.

Отметьте в листе контроля оплаты счетов факт оплаты.

Не забывайте сохранять квитанции об оплате, а в случае оплаты счетов через интернет хранить подтверждение платежа в электронном или бумажном виде. В случае, если возникнут какие-либо недопонимания в отношение платежа, Вы всегда сможете найти эти документы и сослаться на них.

Если Вы выбрали в качестве способа оплаты автоматическое списание платежей с банковского счета или оплачиваете счета через Интернет, это не значит, что Вы должны отказаться от контроля за их осуществлением точно также, как если бы Вы оплачивали бумажные счета через тот же Сбербанк, получив их по почте.

Конечно у оплаты счетов онлайн есть много преимуществ. Вам не нужно ждать поступления бумажных счетов, хранить дополнительные бумаги, т.к. можно делать все это в электронном виде.

Однако обработка платежей онлайн имеет и свои минусы. Вы все равно должны проконтролировать наличие денежных средств на Вашем счете перед автоматическим списанием денег, т.к. в случае недостаточности средств банк не сможем провести их списание.

При самостоятельной оплате, например, через интернет или через платежный терминал могут возникнуть технические проблемы (как с работой самой системы оплаты, так и с сохранением или распечатыванием отчета о совершенном платеже).

Поэтому даже если Вы осуществляете оплату платежей онлайн, не снимайте с себя ответственность за планирование этих платежей, их последующую проверку, обработку и анализ. Вы всегда должны знать, что система работает как нужно.

Например, во время Вашей еженедельной работы с документами, удостоверьтесь, что платежи за прошедшую неделю были осуществлены надлежащим образом, распечатайте или сохраните на компьютере платежные документы или банковские выписки (при необходимости).

Ваша еженедельная работа с платежными документами должна включать, например, выполнение следующего:

  • Удостоверьтесь, что на Вашем счете достаточно денежных средств;
  • Отследите и проверьте работоспособность и действительность всех автоматических платежей, которые будут осуществлены на предстоящей неделе;
  • При самостоятельной оплате онлайн — проверьте заранее наличие счетов и квитанций для оплаты, а также действительность электронных ключей (они имеют срок действия);
  • Проверьте, не пропустили ли Вы какую-либо квитанцию или счет, которые могли быть отправлены Вам по почте (если Вы не можете получить эти документы через Интернет), сверьтесь с расписанием оплаты счетов;
  • Оплатите необходимые счета, срок оплаты которых подходит на следующей неделе;
  • Распечатайте или иным образом сохраните документы, подтверждающие факт оплаты;
  • Отметьте в Домашнем финансовом органайзере дату и факт оплаты соответствующего платежа.

Шаг № 3: Организуйте хранение счетов после оплаты, чтобы получить к ним при необходимости быстрый доступ

Следующей проблемой организации счетов, квитанций и других платежных документов является необходимость создания простой системы регистрации счетов, квитанций и чеков, чтобы отслеживать и разделять еще не оплаченные счета от уже оплаченных, а также хранить определенное количество времени те счета, которые Вам могут понадобится, чтобы при необходимости на них сослаться.  Большинство чеков нет смысла хранить очень долго, достаточно лишь зафиксировать в графике факт их оплаты. Но основную массу квитанций и счетов, а также документов, подтверждающих факт их оплаты необходимо хранить довольно длительный период времени (желательно в течение 3-х лет, которым определяется срок исковой давности, а также в случае необходимости заявления, например, налоговых вычетов, т.к. Вы вправе заявить вычет за 3 предыдущих года по определенным произведенным расходам). Некоторые документы об оплате придется хранить и в течение гораздо длительного количества времени, например, если у Вас долгосрочный кредитный договор.

Все квитанции об оплате за текущий год я храню прямо в финансовом органайзере, разделив их на основные категории (соответствующие ежемесячным платежам). А в начале следующего года я перекладываю все платежные документы в коробку с документами, в которых они уже хранятся 3 и более лет (необходимое количество времени). 

Другим вариантом хранения оплаченных счетов  в течение года является способ их хранения без разбивки на категории, а просто по месяцам, с использованием для этого (например)  папки с 12 отсеками, соответствующими месяцу года.

По истечении календарного года Вы можете просто убрать эту папку в архив для последующего 3-х летнего хранения, освободив место для счетов года текущего.

В этом случае, чтобы найти нужный счет, Вам нужно будет просто обратиться к папке соответствующего месяца.

Шаг № 4: Заведите ежегодную привычку избавляться от старых оплаченных счетов, чтобы избавиться от документов, которые Вам больше не понадобятся

Последним шагом в решении проблемы организации платежных документов является необходимость создания расписания очистки Вашей системы регистрации документов.

В конце каждого года или в самом начале следующего (как делаю я), переложите все свои оплаченные счета за текущий год (при условии, что все они уже были к тому моменту оплачены) в отдельное место хранения.

Если Вы использовали для хранения счетов папку с 12 отделениями по месяцам года, просто переложите эту папку для хранения в архивную коробку, где будете уже хранить в течение ближайших 3-х лет. Очистите также архивные папки.

Как только Вы добавляете новые счета за прошедший год к своему архиву, выбросите счета 4-х летней давности (это не касается платежей по долгосрочным договорам или платежей, по которым у Вас имеются споры).

Такая система поможет воспрепятствовать захламлению Вашего архива и разгрузит количество необходимых документов, которые Вы вынуждены хранить в течение определенного количества времени. Удостоверьтесь, что Вы удалили идентифицирующую Вас информацию перед тем, как выкинуть платежные документы, чтобы воспрепятствовать хищению информации о Ваших персональных данных и платежных реквизитах.

Источник: https://gradpk.ru/sovety-i-rekomendatsii/kak-udobno-hranit-kvitantsii-ob-oplate-kommunalnyh-uslug.html

Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку

Как хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно — многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!

Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.

Итак, начнем.

Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте

Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.

Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.

Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.

  • А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.

Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!

Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:

  • Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
  • Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
  • То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).

Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.

Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:

  • Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
  • Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
  • Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
  • Визитки;
  • Вырезки из журналов.

Шаг 3. Организуем хранение

Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.

  • Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
  • Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;
  • Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
  • С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.

Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.

(Оцените материал! Уже проало:178 средняя оценка: 4,52

Источник: https://kitchendecorium.ru/posts/kak-xranit-kvitancii-bumagi-i-dokumenty.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.